表・Excelまわりを生成AIで早くする注意点

冒頭の画像はAIで制作したイメージです。実際の操作画面ではありません。

表の説明をAIに頼む前に、列の意味と計算対象を決めます。集計の答えは元の表へ戻って確かめ、AIの文章だけで数字を確定しません。

対象は、Excelなどの表から短い報告文を作る担当者です。少数行なら表のフィルタと合計だけで十分です。AIは、複数の列の意味を説明したり、確認済みの集計結果を文章にしたりする場合に使います。実データの入力は職場の許可範囲を確認してください。

架空の表で検算する

これは架空の練習データです。「部署Aの件数」は2行目と4行目の10＋5＝15件。全体の22件とは違います。AIが「Aは22件」と書いたら、部署の条件を落としているので採用しません。

実際の作業に当てはめる

1. 列見出しの定義、単位、集計期間、重複行の有無を資料の作成者に確かめます。
2. 元のブックのコピーを使い、標準のフィルタや集計で期待値を一件求めます。元データを上書きしません。
3. AIが許可される場合は、許可されたデータ範囲から「列の意味」または「確認済み数値の説明文」を下書きします。外部AIへ本番ブックを無断で渡しません。
4. 出力の各数値を元行・フィルタ条件・合計と照合し、理由の推測は別に分けます。

入力：部署Aは15件、全体は22件。元の表は上記3行。
依頼：数値を変えずに一文で説明してください。増減の原因は推測しないでください。
採用する文：部署Aの問い合わせは15件で、表全体22件の一部です。
採用しない文：部署Aは22件で、改善策が効果を上げています。

サンプルを仮名化しても、金額・日時・案件の組み合わせから特定できることがあります。機密データの扱いは職場の規定に従います。数式を試す場合も期待値を先に手計算し、複数の条件で結果が一致するか確かめてから採用してください。

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