会社のGoogle Workspaceを土台にする生成AIの始め方

会社がGoogle Workspaceを使っているなら、Gmail、ドキュメント、Meetの置き場を起点に生成AIを試せます。ただし、Workspaceの利用権とGeminiの利用権は同じではありません。管理者の設定と会社のデータ規則を確かめてから、まず一作業だけ試します。

新たに導入する立場なら：このページは既存契約の利用者向けです。個人のGmailから会社のアカウントへ移るか、プランをどう選ぶかは小さな会社のGoogle Workspace導入ガイドで整理しています。

始める前の三項目

1. アカウント：会社が管理するアカウントでログインしているか。個人のGoogleアカウントへ仕事の文書を移さない。
2. 機能：管理者に、Geminiを使えるアプリ、許可されたデータの分類、履歴と共有の設定を確認する。GoogleのWorkspace向け案内も、組織が機能をサポートしている場合に利用できると説明しています。
3. 元資料：対象のメールやファイルに自分の閲覧権限があっても、AIによる処理の許可や相手先への共有許可は別に確認する。管理者・所有者によるアクセス制限を参照してください。

Gmail、ドキュメント、Meetで一つずつ試す

例としてGmailの下書きでは、「参加希望8人、開催日は未決、次回連絡は金曜」の架空メモを用意します。GeminiがGmail内で許可されているなら、対象メールを開き、表示される作成支援機能で「この事実だけを使い、開催日を決めず、社内向けの短い案内を作る」と依頼します。下書きに架空の日付が入ったら削り、宛先と本文を確認してから送ります。機能が表示されない場合は管理者に確認し、許可済みの別の手段か手書きの下書きで進めます。

ドキュメントでは元の公開資料を読んでから、使える機能で骨子案を作り、原文へ戻って数字と引用を照合します。Meetでは文字起こしが有効でも主催者の設定と会議の方針を確認します。Googleの文字起こし手順には、開始操作と保存先が示されています。会議でAI機能を使うことと、会議の内容を外部へ共有することは別の判断です。

一週間の運用メモ

会社アカウントと確認日：＿＿
使えるAI機能：Gmail／ドキュメント／Meetのうち＿＿
今週試す作業：＿＿
投入してよい資料の分類：＿＿
禁止する経路：個人アカウント、未承認の拡張機能など＿＿
人が確認した事実：＿＿

一週間で三アプリを使い切る必要はありません。まず日常の一作業を終え、直した点を残してください。Workspaceの機能や契約条件は変わるため、導入や費用は管理者・調達担当の案内で確かめます。

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