会議前のアジェンダを生成AIで整える

冒頭の画像はAIで制作したイメージです。実際の操作画面ではありません。

会議の招集文には、議題名より「何を決めるか」と「決めるための材料」を先に書きます。アジェンダは参加者が準備できる短さで十分です。

対象は30分の社内レビューを開く人です。会議前に、目的、論点、担当、持ち時間を記した招集文を完成させます。AIを使う場合も、決めたいことを人が先に書きます。

架空の30分レビューを組み立てる

目的：来月の社内向け説明資料で、先に直す箇所を一つ決める。
候補：図表Aの数値、説明文Bの曖昧さ。
材料：現行資料と数値の元表。資料担当は佐藤さん。
決めないこと：公開日と予算。

合計30分です。図表Aの数値が元表と一致しなければ、その場で優先順位を無理に決めず「数値確認後に決定」とします。持ち時間は目安で、重要な確認を時間切れで飛ばさないようにします。

招集文へ反映する

件名：来月の説明資料・修正箇所の優先順位（30分）
目的：図表Aと説明文Bのどちらを先に直すか決めます。
事前確認：現行資料と数値の元表を開けるようにしてください。
議題：①数値の差の確認 8分 ②優先順位 12分 ③担当と確認の場 7分 ④決定の読み上げ 3分
今回決めないこと：公開日、予算。

参加者には資料リンクと必要な権限を確認してから送ります。決定者が出席できない場合は「優先案を作る会議」へ目的を直し、決定会議と呼びません。

AIで整えるなら、欠けた情報を見えるようにする

手メモから表と招集文を作る作業が多いときは、職場が許可したAIに下書きを頼めます。機密の資料本文を渡す必要はなく、許可された範囲の要点だけで始めます。

次の入力メモを30分の会議アジェンダと招集文に整えてください。
目的、論点、各持ち時間、決めないことを表示してください。
入力にない参加者、決定者、日付、数値は作らず「要確認」としてください。

AIが「佐藤さんが修正を担当」と書いても、入力には資料担当としかありません。修正の担当は会議で決めるので削除します。時間の合計、必要な材料、参加者の権限を人が確認します。会議後は決定と宿題の当日共有へつなぎます。

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