上司への共有文を生成AIで整える型

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上司への共有文は、経緯を全部書く前に「いま何が分かり、何を判断してほしいか」を決めると読みやすくなります。社内で許可された生成AIは文面の整理に使えますが、判断材料と期限は担当者が確かめます。

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まず報告か相談かを決める

次は架空の例です。資料Aの骨子は完成し、取引先からの確認はまだありません。社内レビューを水曜にするか木曜にするかを上司に決めてもらい、担当者は決定後に案内を出します。日程が変えられるかは事前に関係者へ確かめたものとします。

入力する前に、職場で使ってよいAIと入力可能な情報を確認します。顧客名や未公開の案件情報を、許可なく個人向けサービスへ入れません。許可がない場合は次の表を自分で埋めます。

AIに頼むなら、次のように入力します。

社内の上司に送る短い共有文を作ってください。冒頭に結論、次に確認済みの事実、最後に判断依頼を置いてください。入力にない日付・合意・取引先の意向は追加せず、未確定は「要確認」としてください。材料：〔上の事実メモ〕

下書き例：

資料Aの骨子が完成しました。取引先からの確認はまだ届いていません。社内レビューを水曜と木曜のどちらに置くか、ご判断をお願いします。決定後、私から関係者へ日程を案内します。回答が必要な時刻は、関係者の予定を確認して追記します。

「水曜を推奨」と書きたい場合は、作業可能日や相手の予定など、その理由が確認できてから加えます。AIが理由を作った行は削ります。

宛先、案件名、完了状態、選択肢、回答期限を原資料と照合します。上司の判断後は、決定した日と自分の次の作業を同じスレッドに残します。判断が返らないまま期限が近づく場合は、待つだけにせず組織の連絡手順で確認します。

短いチャットなら上の文を使えます。記録をメールで残す場合は件名に案件と判断事項を入れ、必要な資料への社内リンクを添えます。同じ長文を両方に送る必要はありません。

「現状：」「事実：」「判断をお願いしたいこと：」「回答希望：」「決定後に自分がすること：」の5行を埋めれば十分です。報告だけなら判断依頼の行を外します。

定例の週全体を伝える場合は週次メールの型、複数の関係者へ違う依頼を出す場合は関係者向け進捗共有を使い分けてください。

アイキャッチ画像はAI生成のイメージです。実際の操作画面ではありません。