お詫び・進捗共有メールの型

予定の遅れや不備を伝えるメールは、丁寧な言い回しを増やす前に、確認できた事実、相手への影響、対応状況、次の連絡を分けて書きます。生成AIは、会社で許可された場合に文面案を作る補助です。原因・期限・補償など、決まっていないことを埋めさせません。

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送信前に確認する4項目

社外向け、契約や費用に関わる連絡、重大な不具合は、社内の承認・エスカレーション手順を先に確認してください。AIに対応方針を決めさせません。

架空の事実メモと文面例

次は説明用の架空の場面です。資料Bの送付が予定より遅れ、社内レビューの指摘を反映しています。送付できる時刻と、相手の作業への影響は確認中です。原因の詳細、補償、確約できる期限は決まっていません。

送信前の下書きは、次のようにできます。

件名：資料Bの送付予定について
○○様
予定していた資料Bを、まだお送りできていません。ご迷惑をおかけし、申し訳ありません。
現在、社内レビューの指摘を反映しています。送付できる時刻と、ご確認作業への影響は確認中です。
確認が取れ次第、送付予定を改めてご連絡します。
よろしくお願いいたします。

この例でも「確認が取れ次第連絡する」ことを担当者が実行できるか、送信前に確かめます。連絡予定時刻が承認されているなら、曖昧なままにせず、その時刻を書きます。

生成AIに下書きを頼む場合

利用が許可されたツールに、共有してよい事実だけを入力します。短い連絡なら、この表を見ながら自分で書いても構いません。

次の事実だけを使い、資料送付の遅れを伝えるメールの下書きを作ってください。
順番は、遅れている事実→短いお詫び→対応状況→次の連絡。
入力にない原因・期限・補償・確約を追加しないでください。
未確認の影響は「確認中」としてください。

【事実】
資料Bの送付が予定より遅れている。
社内レビューの指摘を反映中。
送付時刻と相手への影響は確認中。

下書きが返ったら、元の事実メモと一行ずつ照合し、責任者の確認が必要な表現を送る前に回します。宛先と添付も確認します。進捗だけを知らせる場合は、謝罪を無理に加えず、現状と次の連絡を明確にします。

通常の週次報告では、週次メールの下書き手順が使えます。生成AIの出力確認表も送信前に参照してください。

アイキャッチ画像はAI生成のイメージです。実際の操作画面ではありません。