生成AIで作った文面を社外に出す前の確認表

—

AIで作ったメールや資料を社外へ出す直前に、一画面で確認できる表です。下書きが社内で読まれたことと、社外へ出す承認を得たことは別です。宛先、添付、公開範囲、増えた約束、必要な承認を同じ順番で見ます。

送信・公開前の確認表

確認	見る場所と問い	引っかかったら
宛先	To、CC、BCC、共有リンクの相手は意図した人だけか	宛先を直し、送信を保留
添付と権限	正しい版か。コメント、ノート欄、変更履歴、リンク権限に内部情報はないか	ファイルと権限を修正
機密と個人情報	未公開数値、顧客情報、人事、連絡先、社内用語は含まれないか	文書所有者に分類を確認
事実と約束	元資料にない納期、価格、効果、合意、謝罪や補償を増やしていないか	原本へ戻り、必要なら担当者に確認
公開承認	上長、営業、広報、法務など必要な確認が済んだか	所管部署の手順で承認を取る
最後の操作	送信・公開の対象と時刻は適切か	下書きで止める

チェックの数を三つに減らして「残りは見ない」という運用にはしません。内容の影響が大きいほど、所管部署による追加の確認が必要です。

社内勉強会の案内を社外の講師候補へ送るとします。元メモは「候補日は調整中。謝礼は未決。担当Aが金曜に連絡」。AIの下書きに「9月25日開催、謝礼5万円で確定」とあれば、どちらも根拠がありません。削除し、講師への連絡内容を担当Aと確認します。

本文が正しくても、添付した社内の企画資料に予算案や参加者名が残っていれば送れません。PDFのコメントやスライドのノート欄、共有リンクが「リンクを知っている全員」になっていないかも見ます。契約や報酬に触れるなら、会社の承認手順を確認します。

相手と目的：＿＿／使用した元資料：＿＿／数字・日付・約束の照合者：＿＿／添付の版とリンク権限：＿＿／必要な承認と完了日時：＿＿／送信者：＿＿

未確認が残る場合は、完成文として送らず、関係者へ「確認中の項目」と回答予定を伝えます。AIの再出力だけで原本確認や承認を代替しません。一般的な人の確認と、個人情報の扱いも参考にしてください。