1on1メモを生成AIで残す型

冒頭の画像はAIで制作したイメージです。実際の操作画面ではありません。

1on1では、相手の発言を評価文に変えるより、双方が合意した次の行動を短く残します。記録の置き場所と閲覧できる人を先に決めます。

対象は上司とメンバーの面談を記録する人です。完成形は「話題」「合意した行動」「次に確認する日」が分かる短いメモ。健康、家庭、評価などの機微な内容を、通常の会議メモや広い共有フォルダーへ混ぜないでください。職場の保存規定と本人との共有範囲を確認します。

架空の会話から合意だけを残す

メンバー：問い合わせの回答前に、製品担当に仕様を確かめたい。
上司：次の定例までに、よくある質問を三つ整理しよう。
メンバー：質問案を私が作り、上司に確認してもらう。
次回面談の日付はまだ決まっていない。

「メンバーの理解力が不足」といった評価は発言から導けず、記録しません。次回日付も作りません。本人へ共有する場合は、合意した行動が同じ認識か確かめます。

記録する範囲を決める

1. 職場の1on1記録の方針を確認します。人事評価に使う記録と日々のフォローメモの置き場が別なら混ぜません。
2. 会話中は約束と確認事項だけを手メモします。録音は既定の方法にせず、職場の許可と本人への説明が必要です。
3. 面談後に双方の行動を分けて書き、担当と日付が不明なら確認します。
4. 閲覧権限を確かめて保存し、次回は前回の合意事項だけ見返します。

AIを使う場合の境界

機微な個人情報を含む1on1は、許可されたAIでも入力してよい範囲を個別に確認します。名前を仮名に替えただけでは十分とは限りません。上の架空例のような合意行動だけを整える場合の依頼は次の形です。

次の合意メモを「話題／双方の行動／確認時点／未決」に整理してください。
入力にない評価、心理状態、期限、助言は足さないでください。
相手の発言と自分の解釈を混ぜないでください。

AIが「本人は不安を感じている」と補ったら削除します。気持ちの解釈より、本人と確認した行動を残します。AIを使う準備が面倒なら手で四欄を埋める方が適切です。

次回前には「質問案を作ったか」「上司が確認したか」を見ます。できなかったときは理由を本人と話し、評価として決めつけません。

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