生成AIで資料を作る前に社内テンプレートを確認する

冒頭の画像はAIで制作したイメージです。実際の操作画面ではありません。

社内テンプレートがある資料は、AIに完成スライドを作らせる前に、既存の見出し枠へ骨子を入れてみます。載せ替えが必要かどうかを、この段階で判断できます。

ここでは架空の週次報告を例にします。会社のロゴ、フォント、余白、機密区分は実際の社内ルールを優先してください。業務データを外部サービスへ渡す場合は、先に利用許可を確認します。

骨子をテンプレの枠へ割り付ける

問い合わせを3種類に分類して記録し始めた。
分類しづらい事例が残っている。
来週、分類ルールの例を追加したい。担当者の確認が必要。

社内テンプレにこの三枠があれば、AIには見出しと文章の下書きだけを頼めます。長さが枠に収まらなければ、情報を削る前に「結論に必要な事実か」を確認します。

AIに頼む範囲

次の事実メモを、社内テンプレの「今週の要点／課題／次週の対応・依頼」に振り分けてください。
各枠は見出し一文と本文二文以内。事実にない件数・効果・担当者名は足さないでください。
判断待ちの事項には「要確認」と記してください。

出力で「分類が完了」「担当者が承認」と書かれたら、元メモにないので戻します。テンプレの見出し名はAIの提案より社内指定を優先します。

外部スライド生成を検討する前の確認

1. テンプレのどの枠が足りないかを特定する。
2. 外部ツールの業務利用と入力情報について社内の許可を確認する。
3. 使う場合も、完成稿は指定テンプレへ載せて体裁と事実を確認する。

週次報告のような定型資料なら、まず骨子と既存テンプレで一度仕上げます。見た目を生成する必要が残ったときだけ、具体的に不足する作業をもとにツールを選びます。

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