ベンダー定例の議事録｜決定事項と宿題を残す方法

冒頭の画像はAIで制作したイメージです。実際の操作画面ではありません。

ベンダー定例では「案に賛成した」と「契約条件に合意した」を同じ決定として書きません。金額・納期・契約文言は原資料と権限者へ戻って確認します。

対象は取引先との定例を記録する担当者です。完成形は、合意済みの事項、双方の宿題、契約担当への確認待ちを分けた短い議事メモです。録音やAIへの入力は職場と相手先との取り決めに従います。

架空の発言を記録する

ベンダー：追加作業は可能です。費用は見積を出します。
自社担当：来月の導入を目標にしたいです。契約担当にも確認します。
ベンダー：見積案を次の定例までに送ります。

「来月の導入が確定」「追加作業は無償」と書く根拠はありません。相手へ議事を送る前に、契約・金額・納期の表現を自社の契約担当と原資料で確かめます。社内向けの懸念や評価は相手向けの議事へ混ぜません。

会議中から送信まで

1. 会議前に録音の可否、メモの保存先、相手への共有範囲を確認する。
2. 会議中は「合意」「提案」「宿題」「未決」を別々に記し、期限を日付で復唱する。
3. 会議後に双方の宿題と確認先を表へ移し、契約・金額の箇所を権限者へ照会する。
4. 相手へ送る版には確認済みの事実だけを残す。確認待ちは確認待ちと書き、確定後に版を更新する。

AIは整形のみ

職場が許可した環境で扱える会議メモなら、欄分けの下書きにAIを使えます。契約原文や未公開金額を許可のない外部AIへ移しません。名前を置換するだけで入力が許されるとは限りません。

次の会議メモを「合意済み／双方の宿題／未決・要確認」に分けてください。
見積前の金額、承認前の契約条件、納期を決定として書かないでください。
各行に元の発言を添え、不明な担当や日付は要確認としてください。

AIが「来月導入を決定」と出したら削除します。元発言は目標です。送信責任者が最終文面を確認します。

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