1枚1メッセージで資料を早くする

冒頭の画像はAIで制作したイメージです。実際の操作画面ではありません。

1枚1メッセージは「文字を減らす」だけではありません。相手に伝える結論を一枚に一つ置き、根拠と次の判断を対応させます。

対象は社内報告や提案の材料メモが複数の論点にまたがる人です。完成形はスライド本文ではなく、ページごとの見出しと根拠を並べた骨子です。

混ざったメモを分ける

問い合わせの確認が二重になっている。
回答までに待ちが発生した案件がある。
確認先を一つに絞って試す案がある。
効果の数値はまだ測っていない。

AIが「確認先を減らすと待ち時間が半減」と付け足したら削除します。元メモに効果測定はありません。また1と2が同じ根拠しか持たないなら、二枚を統合して「確認の重複と待ちの箇所」一枚にしてよいです。枚数を増やすことが目的ではありません。

見出しから資料にする順番

1. 資料の相手と判断してほしいことを一文で書きます。
2. 材料の各文を「観察した事実／解釈／提案／未確認」に分けます。
3. 伝える結論ごとに見出しを作り、一枚へ一つだけ置きます。根拠が無い見出しは要確認にします。
4. 順番と重複を見直し、社内テンプレートへ置きます。未確認の数値はスライドへ埋めません。

AIで分割する場合

材料が多く、職場が許可したAIへ入力できる場合、見出し案を作る補助に使えます。数行なら手で付箋を並べる方が速いです。

次の元メモを、資料の見出し案に分けてください。
各ページは主な主張を一つにし、根拠となる元メモを併記してください。
入力にない効果・数値・決定を作らず、根拠が重なるページは統合候補としてください。

AIが増やした主張は元メモと照合して削ります。見出し順や社内の書式は人が決めます。最初からの組み立ては資料の構成案を作る手順を参照できます。

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