生成AIで資料の構成案を作る方法｜提案・報告の見出し例つき

スライドを開く前に、誰に何を伝え、何を決めてもらう資料なのかを書き出します。社内で許可された生成AIには、その材料からスライドの見出しと順番を考える下書きを頼めます。数値・事例の正確さと、最終的に何を示すかは自分で確認します。

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1. 相手・目的・結論・材料を書く

生成AIを使う前に、会社の利用ルールを確認します。顧客名、未公開案件の詳細、人事情報、個人情報、社外秘資料など、許可されていない情報は入力しません。未確定の数値も確定値として扱わないでください。

次の4項目だけを先に書きます。

これは説明用の架空の例です。費用や効果の数値は作っていません。自分の資料では、確認できた情報だけに置き換えてください。

2. 見出しの案を頼む

上の4項目を使い、まず見出し一覧と各ページの役割だけを依頼します。完成したスライド本文を一度に作る必要はありません。

次の材料から、提案資料または報告資料の構成案を作ってください。
各ページについて「見出し」「そのページで伝えること」を1行ずつ示してください。
1ページにつき主なメッセージは1つにしてください。
入力にない事実・成果・数値は追加せず、不明な点は「要確認」と記してください。
相手が判断するために必要な論点が欠けていれば、末尾に指摘してください。

相手：（誰に見せるか）
目的：（何を理解・判断してほしいか）
結論：（今いえる範囲の結論）
材料：（根拠、現状、選択肢、未確認点）
資料の種類：（提案／報告）

ページ数は会議時間や社内の書式に合わせて指定します。相手の判断に必要な内容が入る枚数にしてください。

提案資料の構成例

以下は、上の架空の問い合わせ対応の提案を想定した見出し案です。実際の効果や費用を示すページは、確認できる資料がそろうまで「要確認」とします。

報告資料の構成例

定例報告なら、「結論→進捗→課題→相談・判断依頼→次週」という順序が使えます。これも説明用の架空の例です。

提案では相手の判断材料、報告では現状と相談が中心です。上司やチームに指定の書式があれば、そちらを優先します。

3. 構成を確かめてからスライドにする

出てきた見出しを、次の観点で直します。

不足している論点だけを探したい場合は、「相手が判断するために足りない視点を3つまで指摘してください。新しい事実は作らないでください」と追加で依頼できます。見出し順を自分で確定してから、確認済みの数値や事例を入れてスライドにします。

次回も似た資料を作るなら、役に立った見出し順と今回直した点を残しておくと、着手時に参照できます。

よくある質問

最初からスライド本文も作れますか？ 作れますが、まず見出しを確認すると、後から内容を入れ替える範囲が分かります。本文は確認済みの材料に沿って作ってください。

デザインも生成AIに任せられますか？ 職場で許可された機能と社内テンプレートに合わせて使えます。見出しと内容を決めた後、表示や読みやすさを確認します。

ページ数が多すぎる場合は？ 重複する見出しを統合し、判断に必要な情報を残します。会議時間や指定書式があれば、それに合わせて再依頼してください。

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