文字起こしから議事録までのチェックリスト

冒頭の画像はAIで制作したイメージです。実際の操作画面ではありません。

文字起こしは議事録の完成品ではなく、発言を確かめる材料です。決定・宿題・未決事項を抜き、元の記録と照合してから共有します。

対象は文字起こしを受け取った会議の記録担当者です。完成形は、参加していない人にも「決まったこと」「誰が次に動くか」「まだ決まっていないこと」が分かる短い議事録。録音・文字起こしの可否、保存先、共有先は職場の規定と参加者への案内に従ってください。

架空の発言ログを議事録にする

次は架空の会議メモです。実際の文字起こしでは否定語、固有名詞、数字、話者の取り違えが起こり得ます。重要な箇所は録音や当日の手メモと照合します。

司会：案Aで進めてよいですか。
担当者：案Aで進めます。ただし費用はまだ確定していません。
司会：資料の数値は佐藤さん、金曜までに確認をお願いします。
参加者：公開日は次の会議で決めましょう。

文字起こしが「費用は確定」と誤変換していたら、意味が逆になります。整った文章でも元発言を確認するまで確定と書きません。確認できない欄は「要確認（確認先：担当者）」と残します。

共有前のチェック

• 録音・文字起こし・AI利用は職場で許可され、参加者への案内が必要な範囲を満たしているか。
• 記録の保存先と閲覧者は適切か。社外AIへ会議全文を移す前提にしない。
• 決定に条件や保留点はないか。否定語、数字、固有名詞、話者を元記録で確かめたか。
• 宿題の担当・期限・成果物は発言にあるか。不明なら確認先を付けたか。
• 未決を決定欄へ入れていないか。共有先に不要な個人情報や生ログを含めていないか。

AIを使う場合は候補の抽出まで

職場が許可した環境で文字起こしを扱える場合、3欄の下書きに整える用途には使えます。使えない場合は手で埋めれば十分です。名前を置換しただけで外部へ渡してよいとは限りません。

次の会議メモから「決定」「宿題（担当・期限・成果物）」「未決」を抜いてください。
発言にない内容は補わず、不明な欄は「要確認」と書いてください。
各項目に根拠となる発言の短い引用を添えてください。
入力：（利用が許可された会議メモ）

AIが「佐藤さんが金曜に資料を完成」と書いた場合、元発言は「数値を確認」ですから「完成」を削ります。根拠の発言が見つからない行は採用しません。

共有する形に整える

議題：案Aの進め方
決定：案Aで進める。費用は未確定。
宿題：佐藤さんが資料の数値を確認（期限の日付を確認中）。
未決：費用、公開日。公開日は次回会議で決める。

期限を確認できたら日付へ直します。発言者間で決定の認識が食い違う場合は、送る前に司会や決定者へ確認してください。急いで共有する場合も「暫定」「確認中」を見える位置に置き、確定版と区別します。詳細が必要な会議は議事録を整理する手順に沿って背景を足します。

録音が聞き取れない、話者が判別できない、慎重な扱いが必要な内容では、AIに推測させず担当者へ事実確認します。次回は決定と宿題だけ会議中に復唱する方法もあります。

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