会議メモや文字起こしを共有用の議事録にする際は、まず「決まったこと」「担当者がすること」「まだ決まっていないこと」を分けます。社内で許可された生成AIなら、この整理の下書きを頼めます。ただし、決定内容、担当、期限が正しいかは会議の記録と人の目で確認してから共有してください。
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会議メモを、確認できる議事録にする
元の発言を残しながら、決定・作業・未決を分けて整理します。
1. 元の会議メモ
「次回は試作品Aで進めよう」
「田中さん、見積もりをお願いできますか」
「来週火曜までに出します」
「導入日はまだ決められない」
2. 生成AIが整理した議事録案
| 区分 | 記載案 |
|---|---|
| 決定 | 次回の検討には試作品Aを使う |
| 作業 | 見積もりを作る 担当：田中さん 期限：来週火曜 |
| 未決 | 導入日 |
3. 人が元の発言と照合
次回は試作品Aを使うと決まったか、担当と期限は正しいかを確かめます。日付は会議日を基に確認します。
4. 確認して共有
未決事項を決定扱いせず、共有範囲と宛先を確認してから送ります。
1. 会議の記録を入力できる状態にする
会議メモや文字起こしを生成AIに渡す前に、会社の利用ルール、使えるツール、録音・文字起こしの扱いを確認します。顧客名、個人情報、未公開の数値、人事情報、社外秘資料など、入力が許可されていない情報は渡しません。伏せ字にしても内容が特定できる場合は、社内ルールに従って扱ってください。
材料は、利用が許された範囲の文字起こし、長めの会議メモ、短い箇条書きのいずれでも構いません。短いメモほど元の発言を確かめにくくなるため、重要な決定と未決の区別は残します。ルールが分からない場合は、業務の記録を入力せず、架空の題材で手順を試してください。
2. 決定・作業・未決に分ける
次の依頼文で、入力した記録を整理できます。社内の議事録書式がある場合は、その見出しに合わせてください。
次の会議記録を、共有用の議事録案に整理してください。
見出し：決定事項／担当者がすること／未決事項・確認事項
担当者がすること：項目、担当、期限、根拠となる記録を表にする
注意：入力にない決定、担当、期限、理由を補わない。
不明な欄は「要確認」と記す。発言の提案を決定事項に変えない。
表現は簡潔なです・ます調にする。
【会議記録】
（社内ルール上、入力が許された記録だけを貼る）
たとえば、次の表は説明用の架空の会議です。会議中の発言と、共有する議事録の書き方を比べています。
| 会議メモの記述 | 議事録案での整理 | 確認すること |
|---|---|---|
| 「次回は試作品Aで進めよう」 | 決定事項：次回の検討には試作品Aを使う | 出席者間で決定したか |
| 「田中さん、見積もりをお願いできますか」「来週火曜までに出します」 | 作業：見積もりを作る／担当：田中さん／期限：来週火曜 | 基準となる会議日を踏まえ、実際の日付を確かめる |
| 「導入日はまだ決められない」 | 未決事項：導入日 | 誰が、いつ判断するか決まっているか |
期限に「来週火曜」とだけ書かれている場合、共有時には会議の日付を確認して具体的な日付に直します。記録から確定できないなら「要確認」のままにします。
3. 元の記録と照合して共有する
生成結果をそのまま配らず、少なくとも次を確認します。
| 確認項目 | 見るところ |
|---|---|
| 決定と提案 | 検討中の案が「決定」に変わっていないか |
| 作業と担当 | 誰が何をするか、記録と一致するか |
| 期限 | 日付が記録にあるか。「要確認」を勝手に埋めていないか |
| 抜け漏れ | 重要な論点と未決事項が落ちていないか |
| 共有範囲 | 宛先と記載内容が社内ルールに合うか |
表現だけ長い場合は「決定事項は変えず、この段落を短く」と部分的に依頼できます。内容の誤りは元の記録を見て人が修正し、必要な確認を終えてから共有します。
会議に合わせて依頼文を変える
- 定例会議：「決定事項、担当者がすること、次回予定の順で整理する」と指定します。
- 決定事項が多い会議：「決定を番号付きにし、それぞれの根拠となる記録を添える」と指定します。
- 作業の引き継ぎが中心：「項目・担当・期限・未確認事項を表にする」と指定します。
いずれも、記録にない内容は補わせません。次回使うときのために、役に立った見出し順と今回修正した点を短く残しておくと便利です。
よくある質問
文字起こし全文を入れたほうがよいですか？ 入力が許可され、不要な機密を適切に処理できるなら、全文は発言を照合する材料になります。許可されていない記録は入力しません。短いメモしかない場合は、足りない情報を「要確認」として扱います。
自分で先に要約してもよいですか？ もちろん構いません。ただし、短くした時点で落ちた決定や宿題は生成AIにも分かりません。共有前には元の記録と照らし合わせます。
チームの書式が決まっています。 その見出しと並び順を依頼文に指定し、担当や期限の空欄を「要確認」とする運用に合わせてください。
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