毎週の進捗メールで書き出しに迷うなら、先に事実を箇条書きにしてから、社内で許可された生成AIに下書きを頼む方法があります。出力をそのまま送らず、進捗・依頼・宛先を自分で確かめて仕上げます。生成AIを使えない職場でも、事実メモとメールの構成はそのまま使えます。
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AI生成の説明用イラストです。架空の場面です。
1. 入力してよい事実をメモする
まず、会社の生成AI利用ルールを確認します。入力が許されない顧客名、個人情報、機密情報、未公開の数値は入れません。必要な情報を伏せても意味が通る範囲で、次の項目を用意します。
- 宛先の役割（例：上長、関係部署）
- 今週の進捗と現在の状態
- 遅延やリスク、原因が分かっている場合はその内容
- 相手に確認・判断してほしいこと
- 来週の予定
- 文体の希望（簡潔、丁寧など）
以下は説明用の架空のメモです。
宛先：上長
進捗：A案件の要件整理が完了。B案件はレビュー待ち。
遅延：C案件は外部回答待ちで、予定より2日程度ずれる見込み。
相談：来週はAとBのどちらを優先するか確認したい。
来週：Aの初稿作成、Bの修正反映。
文体：簡潔。進捗は箇条書き。
伏せ字でも案件を特定できる場合や、数値そのものが機密の場合があります。入力前に社内ルールを優先してください。
2. 下書きを依頼する
次の依頼文はコピーして、宛先や事実メモを自分の内容に替えて使えます。事実メモにない成果や理由を作らない条件を入れておきます。
次の事実メモだけを使い、上長向けの週次報告メールを下書きしてください。
目的：今週の進捗を共有し、来週の優先順位を確認する
文体：簡潔な敬語。進捗は箇条書き
長さ：本文200〜350字程度
構成：挨拶→進捗→課題→相談→来週の予定→締め
出力：件名案を2つ、本文を1つ
注意：メモにない成果・原因・日付・数値は追加しない。
不明な点は推測せず「要確認」と記す。
【事実メモ】
（入力が許された内容だけを貼る）
ChatGPT、Claude、Gemini、Microsoft Copilotなど、利用できるツールは会社の許可範囲に従って選びます。生成AIを使えない場合は、同じ項目を見ながら自分で下書きしてください。
3. 下書きをメールとして仕上げる
生成AIの出力はたたき台です。例えば、上の架空のメモを使うなら、送信前の文面は次のようにできます。
件名例：【週次報告】A案件の要件整理完了と来週の優先順位の確認
○○さん
お疲れさまです。今週の進捗と来週の予定を共有します。・A案件：要件整理が完了しました。
・B案件：レビュー待ちです。
・C案件：外部からの回答待ちのため、予定より2日程度ずれる見込みです。来週はA案件の初稿作成とB案件の修正反映を予定しています。どちらを優先すべきか、ご確認いただけますか。
よろしくお願いします。
| 気になる文面 | 直し方 | 理由 |
|---|---|---|
| 「いろいろ進んでいます」 | 「A案件の要件整理が完了しました」 | 何がどの状態かを伝える |
| 「C案件は遅れました」 | 「外部回答待ちのため、予定より2日程度ずれる見込みです」 | 分かっている理由と見込みを分けて示す |
| 「ご確認をお願いします」 | 「AとBのどちらを優先すべきか、ご確認いただけますか」 | 相手に判断してほしい内容を明確にする |
送信前には、次の表を一通り確認します。相談事項が複数ある場合に無理に一つへ削る必要はありません。相手が判断しやすい順に並べます。
| 確認すること | 見るポイント |
|---|---|
| 事実 | 進捗、遅延の理由・見込み、日付や数字に誤りはないか |
| 依頼 | 相手に何を、いつまでに確認してほしいか明確か |
| 宛先・件名 | 受信者が内容を判断できる件名か。送信先は正しいか |
| 情報の扱い | 社内ルールに沿い、送ってよい情報だけが入っているか |
長すぎる場合は「進捗は3点までにして、この段落を短く」と部分的に依頼できます。内容が薄い場合は、事実メモに「相手にしてほしいこと」を足します。事実が作られた場合は、元のメモと照合して削除してください。
4. 次回に使う依頼文を残す
送付後か下書き確定後に、次回用として使った依頼文の条件と今回直した点を1行ずつ残します。
宛先：上長／目的：週次進捗と優先順位の確認
構成：進捗→課題→相談→来週の予定
次回の注意：相談内容が長くなったので、判断してほしい点を先に書く
毎回すべてを書き直す必要はありません。進捗、相談の有無、文量など、今回変わった条件だけ更新します。
よくある質問
無料プランでも使えますか？ 使える機能や利用制限はツールや契約によって異なります。先に社内で許可されたツールと契約を確認してください。週次メールのためだけに有料プランを契約する必要があるかは、実際の利用条件で判断します。
英語のメールにも使えますか？ 日本語で事実メモを確かめてから、同じ内容の英語下書きを依頼できます。事実、表現、宛先に適した丁寧さを送信前に確認してください。
社内で生成AIを使えない場合は？ 外部ツールに業務情報を入力せず、事実メモと上の構成を使って自分で書きます。
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