週次メール下書き｜Outlook CopilotとChatGPTの使い分け

週次メールの下書きを作るとき、Outlook内でCopilotを使える職場と、許可されたChatGPTを別の画面で使う職場では、手順が違います。どちらでも、今週の事実を用意し、生成文を自分で確かめてから送ります。短い連絡なら、自分で書いたほうが早いこともあります。

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先に利用環境を確認する

Outlookの機能が画面に見えない場合は、利用できる契約や設定を社内担当者に確認してください。別画面のChatGPTへ、メール全文や顧客情報を無断で貼り付けないでください。名前を伏せても案件を特定できる場合があります。

同じ事実メモから始める

次は説明用の架空の週次報告です。

宛先：上長
進捗：A案件の要件整理が完了。B案件はレビュー待ち。
確認してほしいこと：来週はAの初稿作成とBの修正反映のどちらを優先するか。
文体：簡潔な敬語。

この内容を自分で書けば済むなら、AIを使う必要はありません。複数の進捗や相談が混ざり、文面の並べ方に迷うときに下書きを頼みます。

Outlook内のCopilotで下書きを作る場合

対象は、職場で利用が認められたOutlookのWeb版または新しいOutlookの作成画面です。画面表示は契約や更新により異なります。

1. Outlookで「新しいメール」を開きます。
2. 作成画面のCopilotアイコンから「下書き」を選びます。
3. 許可された事実メモだけを使い、「上長向け。進捗を箇条書きにし、優先順位を1点確認する。メモにない事実や期限は足さない」と入力して生成します。
4. 提案された文面を読み、「保持」を選んだ後も、本文・件名・宛先を自分で編集してから送ります。

Microsoftの案内では、新しいOutlookとWeb版の「Copilotで下書き」はプレーンテキスト形式のメールに対応しません。機能が見えないときは、まず社内担当者と作成形式を確認してください。

許可されたChatGPTを別画面で使う場合

ChatGPTには、許可された範囲の事実メモだけを入力します。Outlookの受信箱を自動で読んでいるものとして扱わず、出力を自分でメールの下書きへ移します。

次の事実だけを使って、上長向け週次メールの件名案と本文案を作ってください。
進捗は箇条書き、最後に優先順位の確認を1点入れます。
メモにない成果・日付・期限・原因は足さず、不明な点は「要確認」と書いてください。

【事実メモ】
A案件の要件整理が完了。B案件はレビュー待ち。
来週はAの初稿作成とBの修正反映のどちらを優先するか確認したい。

出力をそのまま送らず直す

架空のメモから作る送信前の文面例です。

件名：【週次報告】A案件の要件整理完了と来週の優先順位
○○さん
お疲れさまです。今週の進捗を共有します。
・A案件：要件整理が完了しました。
・B案件：レビュー待ちです。
来週はAの初稿作成とBの修正反映のどちらを優先すべきか、ご確認いただけますか。
よろしくお願いします。

Outlook内か別画面かで操作は違いますが、最終確認は同じです。詳しい事実メモの作り方は週次メールの下書きを作る方法をご覧ください。

公式の操作案内

• Microsoft：Copilotでメールの下書きを作る
• OpenAI：管理されたChatGPTアカウントのデータと管理者設定

アイキャッチ画像はAI生成のイメージです。実際の操作画面ではありません。