生成AIへ入力する前の個人情報の伏せ方｜置き換え例と確認

氏名を「担当A」に変えた文を、そのまま社外AIへ貼ってよいとは限りません。会社がサービスと資料分類の両方を許可しているかを先に確認します。このページの置換例は、許可された作業で入力を最小限にするための練習であり、匿名化の保証ではありません。

直接分かる情報と、組み合わせで分かる情報

採用、人事、健康、苦情などの記録は特に慎重に扱い、対象資料の所有者と会社の窓口に確認します。個人情報だけでなく顧客や契約の機密も入る場合は、機密全体の判断を先に行います。

架空の例で置換する

練習用の原文：「架空の会社・青葉商事の佐藤さん（電話番号あり）が、会員ID12345の配送について問い合わせた」。実在のデータは使いません。

1. 目的を「問い合わせの受付文を練習する」と決める。氏名、電話、会員IDは文面を組むために不要なので削除する。
2. 「架空の顧客担当Aから配送について問い合わせ。受付状況と回答予定は要確認」とする。元文にない受付完了、回答日や補償は足さない。
3. この文でも、実案件の時期・商品・地域などが残れば特定につながりうると確認する。許可が不明な実案件には使わない。
4. 許可された経路で下書きを作った場合でも、人が元資料で事実を照合し、必要な正式名は承認済みの編集場所で戻す。仮名と実名の対応表をAIへ渡さない。

入力直前の問い

□ このサービスとアカウントは会社が許可したか
□ この資料分類を入力してよいか
□ 氏名・連絡先・ID・住所・署名・ファイル名を見たか
□ 残った日付・役職・案件で本人を推測できないか
□ 出力を誰が見て、いつ削除するか決まっているか

一つでも答えられなければ投入を保留し、情報システムまたは文書の所有者へ相談します。個人情報の扱いは、文字列の置換だけで完了しません。

関連：顧客会議メモ／社外共有前の確認／出力の確認／免責・アフィリエイト表記。