個人アカウントで仕事のAIを使う前に｜社内へ相談する方法

個人アカウントで便利なAIを使い始め、業務データも入れてしまったかもしれない人へ。相談の準備より先に、追加の入力を止め、何をどのアカウントへ入れたかを事実として記録します。報告と削除は会社の事故対応手順に従います。利用者だけで「消したから終わり」と判断しません。

すでに入力した場合の初動

1. そのアカウントへの業務データの追加、共有リンクの作成、自動連携を止める。元の会話やファイルを他のサービスへ移して調査しない。
2. 製品・アカウント、入力日時、資料の種類、共有先、実行した操作を記録する。顧客名などの機密本文を新しい報告メモに複製しない。
3. 会社の情報セキュリティ窓口、情報システム、上長など、事故対応の指定先へ速やかに連絡する。窓口が分からなければ上長に指定先を確認する。
4. 会話やアップロードの削除、相手への連絡、パスワード変更などは、会社の指示とサービスの管理機能に従う。証跡が必要な場合もあるため、独断で経緯を消さない。
5. 会社が認める代替手段が分かるまで、業務は手作業か承認済みツールで進める。

実際に何を報告するかは会社の規程とデータの分類で変わります。隠して利用を続けると、入力範囲と共有先が広がるおそれがあります。

相談文の例

個人アカウントの［サービス名］に、［日時］、［資料の分類］を入力した可能性があります。現在は追加の入力と共有を止めています。入力した範囲と共有設定を確認中です。報告先、必要な記録、削除・連絡の手順をご指示ください。今後の業務には承認済みの代替手段があるかも教えてください。

「たぶん問題ない」「名前を伏せたから安全」と推測せず、分かる事実と分からない点を分けて伝えます。添付や画面のコピーで機密を再送しないよう、窓口の指定する経路を使います。

これから試したい場合

まだ業務データを入れていないなら、製品名、会社か個人のアカウント、用途、入力したい資料の分類、保存・共有先を一枚に書き、管理担当に確認します。許可が出るまでは架空の題材で依頼文を練習できます。

会社が既に承認したツールで足りるなら、その範囲で週の作業の型を作ります。許可されていない個人サービスへ仕事を移す理由にはしません。

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