職場で生成AIを使ってよいか確認するFAQ

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会社で生成AIを使ってよいかを確認するとき、質問を「製品」「アカウント」「入力資料」「用途」「保存・共有」に分けると、担当者が答えやすくなります。このページは社内案内の代わりではありません。回答を自分の作業へ適用するための質問集です。

相談前に埋める欄

使いたい製品・機能：＿＿／会社または個人のアカウント：＿＿／作業：メール下書き・議事録など＿＿／資料の分類：公開・社内一般・顧客・人事など＿＿／出力の共有先：＿＿／確認した社内案内と日付：＿＿

個人アカウントの業務利用が許可されているかを、製品名と資料分類を示して確認します。会社の契約アカウントが別にある場合は、その条件も確認します。「名前を消した文」も、社内資料から作った業務情報として扱うべき場合があります。

使えるサービスと、投入できる文書の分類は別です。顧客契約、人事、未公開数値などは文書の所有者や管理担当に確認します。ファイルを閲覧できることも、AI処理の許可を意味しません。

録音の可否、参加者への説明や同意、保存・削除、AIへの入力をそれぞれ確認します。主催者と情報システム担当へ聞き、外部参加者がいる場合は会議の契約条件にも従います。内蔵機能の確認も参考になります。

上の記入欄を見せ、情報システム・セキュリティ・文書管理のどの窓口へ回せばよいか尋ねます。上長の一般的な賛成だけで具体的な入力条件が決まったと扱いません。

追加の入力と共有を止め、会社の報告窓口へ製品、日時、資料の分類、共有の有無を伝えます。削除や関係者への連絡は会社の手順に従います。初動と相談文を参照してください。

架空資料で依頼文を練習する、会社で承認済みのツールを使う、手で事実メモと見出しを作る方法があります。未承認の個人サービスへ本番データを移す必要はありません。

返答を受けたら、利用可否だけでなく「対象アカウント、対象資料、禁止される操作、保存先、確認日、案内のリンク」を記録します。条件が変わったときや別の製品へ移るときは再確認します。同僚へ伝える際も、個人の解釈ではなく社内案内の場所を共有してください。