バックオフィスの生成AI活用・応用編｜案内文の例外と版管理

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バックオフィスの案内文を再利用するときは、同じ質問でも対象者や規程の版が変わっていないか確認します。例外があるのに通常の手順だけを全員へ送らないよう、案内の対象、例外、確認先を一組で管理します。

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架空の案内を分岐させる

架空の例：社内備品の申請画面が新しくなりました。新規申請は新画面を使うことが承認されていますが、進行中の申請の扱いは担当部署へ確認中です。

新規向けの文面を作るなら、開始日と対象部署を原資料で確定してから送ります。進行中の人には「扱いを確認中」と記し、回答可能な時期は担当者と決めてから案内します。

案内の先頭または管理欄に「参照した規程・通知の版／確認日／確認者／次に見直す条件」を記します。古い案内をコピーした場合は、この欄を更新するまで配信しません。リンク先の閲覧権限と、規程の正本であるかも確認します。

会社が許可するAIに整形を頼むなら、入力可能な内容だけを渡します。

社内案内を「対象／通常の手順／例外・未確認／問い合わせ先」に分けてください。入力にない開始日、適用対象、規程番号を補わないでください。参照版が分からない場合は「要確認」としてください。材料：〔確認済みのメモ〕

所管部署が規程の版と例外を確認し、配信担当が宛先を確認します。個別の労務・法務判断が必要なら専門の担当へ回します。AIが使えないときは、表の欄を手で埋めれば完成できます。

アイキャッチ画像はAI生成のイメージです。実際の操作画面ではありません。