稟議・申請文の下書き型｜決裁代行せず事実と依頼を分ける

稟議・申請文では、読み手が判断する材料と「何を承認してほしいか」を分けます。生成AIは下書きの整理に使えますが、金額・契約条件・承認権限を決める役割ではありません。提出先の社内規程と申請フォームを先に確かめます。

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決裁者が確認する項目をそろえる

次は架空のシステム更新申請です。現行契約の期限は社内資料に記載されていますが、見積額、更新条件、代替案の費用はまだ照合していません。この段階で「更新が最安」「承認しないと業務停止」と書くことはできません。

「費用が安い」「業務が止まる」などの判断材料は、裏付けが取れた後に添えます。選択肢が一つなら、架空の比較対象を増やさず、その理由を記します。

社内向けの下書き例

件名：システム更新方針の確認依頼
目的：現行契約の期限に向け、更新方針を決めるためです。
現時点の事実：契約期限は社内資料Aに記載されています。見積金額と更新条件は担当部署で確認中です。
選択肢：現行条件で更新を進める案と、条件を確認して再申請する案があります。費用と業務への影響は未確認のため、現時点では推奨案を確定しません。
依頼：担当部署の確認結果が揃った後、所定の承認経路で方針をご判断ください。

これは提出前の材料整理です。実際の稟議には、申請フォームで要求される金額、予算、契約期間、添付、承認者、希望日を原資料と照合して入れます。締切も担当者間で確認します。

生成AIに頼む場合の手順

会社で許可されたAIと入力範囲を確認し、見積書や契約書の全文を無断で投入しません。入力可能な要点だけを整理して依頼します。

社内稟議の下書きを「目的／確認済みの事実／選択肢／未確認事項／依頼」に分けてください。入力にない金額、効果、法的判断、承認期限を補わないでください。未確認は「要確認」と書き、提出前に照合すべき資料を列挙してください。材料：〔確認済みのメモ〕

出力後は、申請者が数字と資料を照合し、契約・購買などの担当者が条件を確認します。承認権限と提出先は社内の経路に従い、最後の申請操作は権限を持つ人が行います。

AIを使えなければ、表の項目を申請フォームへ移して手で書けます。承認後は決定内容と根拠資料の所在を所定の記録先に残してください。

アイキャッチ画像はAI生成のイメージです。実際の操作画面ではありません。