週報・進捗報告の型｜事実と仮説を分けて共有する

週報では、確認済みの「事実」、自分の「見立て」、これからする「行動」、相手への「相談」を分けます。生成AIは並べ替えに使えますが、成果や数値を作らせません。

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元メモを分類する

次は架空の一週間です。資料Aの骨子を提出し、社内レビューの返答待ちです。問い合わせ12件に対応しましたが、集計表を確認できていません。「返答待ちが来週の作業を遅らせそう」は見立てです。

「12件」をAIが滑らかな文にしても、数字の裏付けにはなりません。確認できなければ「問い合わせ対応を実施。件数は集計確認中」と書きます。

週報の下書き例

【今週の進捗】
事実：資料Aの骨子を提出しました。社内レビューの返答を待っています。問い合わせ件数は集計確認中です。
見立て：レビューの返答時期によって、来週の修正着手が変わる可能性があります。
次の行動：返答後、指摘を整理して修正案を作ります。
相談：レビューの優先順位を確認したいです。回答をお願いする相手と時刻は調整して追記します。

この例では、未確認の件数を削り、見立てにラベルを付け、依頼先と期限を未確定と示しました。実際の週報では、返信先と締切を確認してから最後の行を完成させます。

許可されたAIへの依頼

業務情報を入れてよいアカウントか確認します。入力可能なメモだけを渡し、次のように依頼します。

週報の下書きを「事実／見立て／次の行動／相談」に分けてください。数値は原資料で確認できたものだけ残し、未確認は「確認中」としてください。入力にない完了、日付、相手の意向を補わず、要確認点を別に列挙してください。材料：〔分類済みメモ〕

提出前に、案件の状態と数値を原資料へ戻って照合します。仮説が「確実」「必ず」などの断定に変わっていないか見ます。相談が不要な週は空欄を無理に埋めず、必要なら「相談なし」とします。

AIが使えない場合も、表の4分類をそのまま週報の見出しにすれば作れます。単発の判断依頼は上司への共有文のほうが短くまとまります。

アイキャッチ画像はAI生成のイメージです。実際の操作画面ではありません。