管理職向け｜部下の生成AIを許可側で見る

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部下の生成AI利用を相談された管理職は、ツール名だけで可否を判断せず、会社の利用条件と作業内容を照合します。管理職が決められる範囲を超える契約・情報管理・対外利用の判断は、社内の担当部署へ確認します。

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相談を受けたときの確認表

名前を伏せれば入力可能とは限りません。案件を特定できる内容や未公開の数字も、職場の規則に従います。

部下が「取引先への進捗メールを個人向けAIで下書きしたい」と相談したとします。取引先名を消しても、案件の進捗や契約上の内容が残る可能性があります。管理職は個人向けサービスへの入力をその場で認めず、会社の許可資料と情報管理担当に確認します。

許可された社内環境で、入力できる範囲が確認できたなら、担当者が確認済みの事実メモから下書きを作り、上司または所定の承認者が対外表現と宛先を確認します。許可がないなら、既存のメールひな形を手で埋めます。

部下への返答例：

進捗メールを整えたいという目的は分かりました。まず、このサービスに案件情報を入力できるか社内の利用案内を確認します。確認が取れるまでは業務情報を入れず、今回は既存のひな形で文面を作ってください。利用可能な環境が分かれば、入力範囲と送信前の確認者を一緒に決めます。

許可資料の所在、相談窓口、確認者、対外送信の承認経路をチームの手順に書きます。ただし管理職が勝手に全社ルールを書き換えたり、新しいサービスを許可リストに加えたりしません。利用条件が変わったら所管部署の案内を確認し、チームの手順を更新します。

すでに未許可の利用が見つかった場合は、業務情報の入力を止め、会社の定める報告・対応手順に従います。部下の個人アカウントを管理職が勝手に調査することも避け、必要な確認を所管部署に任せます。具体的な文章の共有ルールはチームでの型メモで整理できます。

アイキャッチ画像はAI生成のイメージです。実際の操作画面ではありません。