資料作成を早くする生成AIの使い分け｜骨子から仕上げまで

スライドを早く作りたいとき、最初に選ぶのは製品名ではなく「構成を考える場所」と「スライドにする場所」です。この記事では、社内の標準ツールを起点に、報告資料の骨子から仕上げまでを一度通せる手順にします。

最初に四行の材料を書く

架空の社内勉強会の報告を例にします。相手：課長。目的：次回開催の判断。結論：少人数で一回試す。材料：参加希望8人、会議室候補2つ、講師は未定。実務では、出典のある数値だけを使い、機密を社外ツールへ入力しないでください。

許可済みのチャットに、次のように頼みます。

次の四行だけを材料に、課長向けの報告資料を5枚以内で構成してください。各枚について「見出し」「一番伝える文」「必要な根拠」「まだ確認すること」を表にしてください。材料にない数字・日付・決定は作らず「要確認」と書いてください。相手：課長／目的：次回開催の判断／結論：少人数で一回試す／材料：参加希望8人、会議室候補2つ、講師は未定。

出力例は「1枚目：試行の提案」「2枚目：希望者の状況」「3枚目：会場候補」「4枚目：未決事項」「5枚目：判断してほしいこと」です。ここで人が、希望者8人の根拠と会場候補の比較表を確かめ、枚数や順序を決めます。骨子づくりの記事にも詳しい型があります。

スライド化は利用可能な環境で選ぶ

「PowerPoint内のGemini」は一般的な標準機能名として扱えません。MicrosoftのPowerPoint内ならCopilot、Googleのスライド内ならWorkspace向けGeminiというように、実際に開くアプリと契約を分けて確認します。MicrosoftのPowerPointで資料を作る公式手順は、Copilotで骨子を調整してからスライドを生成し、出力後に編集する流れを説明しています。機能の提供範囲は契約や組織設定に左右されます。

一枚ずつ仕上げる

1. 会社のテンプレートを開き、確定した見出しを一枚ずつ配置する。自動生成が可能なら、最初の骨子と材料を渡して案を作る。
2. 各枚の本文を「一枚で伝える文」に照らして削る。AIが足した数字や事例は採用しない。
3. 希望者数などの事実は元の表で照合し、出典や集計日を必要に応じて記す。
4. 最後の一枚に「誰が何をいつ判断するか」を置く。未決なら未決と書く。
5. 関係者に共有する前に、閲覧権限、コメント、ノート欄、埋め込み画像を見直す。

スライド生成サービスを追加で検討する場合も、会社の利用許可、ファイルの保管先、テンプレートとの互換性を調べてから試します。見栄えが整っていても、結論・数字・出典の確認は省けません。

完成判定

課長が五枚を見て「何を判断するか」「判断の材料は何か」「未決は何か」を答えられるなら、たたき台は完成です。答えられなければ新しいデザインを探す前に、骨子の一文を直します。次回のために「骨子を作ったツール／スライドにしたツール／人が直した点」を三行で残します。

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