総務・バックオフィスの生成AI｜問い合わせ・文書の型

総務・バックオフィスの生成AI利用では、問い合わせの文面を整える前に、参照する規程の版と対象者を確認します。規程の適用判断や個別の労務判断をAIへ任せず、担当部署が答えを確定します。

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架空の問い合わせを整理する

架空の例：「来月からの社内備品申請はどこから行いますか」という問い合わせを受けました。新しい申請画面への切替は決まっていますが、開始日と対象部署を担当者がまだ確認していません。

この段階では、全員向けの確定案内を書けません。一次返信なら「申請方法の変更を確認しています。開始日と対象部署を担当者に確認してからご案内します」と伝えます。実際の返答時期を約束するなら、担当者と調整してから書きます。

下書きを作る手順

会社が認めるAIと入力範囲を確認し、個人名・社員番号・健康や評価に関わる問い合わせを無断で貼り付けません。入力できる範囲の事実メモだけを渡します。

社内問い合わせの一次返信案を作ってください。確認済みの案内と未確認事項を分け、開始日、対象者、例外を推測しないでください。規程の解釈が必要な箇所は「担当部署へ確認」と残してください。材料：〔確認済みのメモ〕

担当者は、現在有効な規程の版、対象部署、申請画面、問い合わせ先を原資料で照合します。人事・法務・労務に関わる場合はその所管へ確認し、承認された文面を送ります。

別の作業へ広げるなら

社内案内は「対象／変わる点／開始日／必要な作業／問い合わせ先」で作れます。会議メモは「決定／担当と期限／未決」に分けます。どちらもまず一件を完成させ、情報が足りなければAIに埋めさせず担当者へ確認します。短い定型文なら手で書く方法でも十分です。

アイキャッチ画像はAI生成のイメージです。実際の操作画面ではありません。