採用面談のメモを生成AIで整理する前に｜個人情報と確認の手順

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採用面談メモには、応募者の発言や評価につながる情報が含まれます。生成AIへ入れる前に、会社が認める環境、候補者情報の入力条件、録音・保存・共有の手順を人事担当と確認します。仮名にしただけで外部サービスへ入力してよいとは判断できません。

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面談前に作る質問表

候補者の個人データを使わず、承認済みの職務要件から質問を整理できます。架空の例：職務要件は「問い合わせの状況を記録し、関係部署へ引き継ぐ」です。

質問案は人事と面接官が職務との関連を確認します。厚生労働省の公正な採用選考は適性・能力に基づく基準を示しています。年齢、家族、出身など職務と無関係な属性から能力を推測する質問や評価を混ぜません。

面接官は承認された記録先へ、質問、候補者の発言、確認した職務経験、未確認事項を区別して残します。AIによる整形が許可されているなら、入力可能な範囲を人事・情報管理担当と確認し、次のように依頼します。

承認された範囲の面談メモを「質問／本人が説明した事実／追加確認」に整理してください。入力にない能力評価、性格判断、合否、他候補との比較を作らないでください。材料：〔許可済みのメモ〕

出力を面接官が元メモと照合し、評価基準に照らした判断は所定の選考手順で人が記録します。録音や文字起こしを使うなら、会社の告知・同意・保存手順を先に確認します。個人情報保護委員会の注意喚起も、入力情報とサービス条件の確認を求めています。

AIを使えない場合は、上の三列をそのまま面談メモの見出しにできます。次の面接官へ渡す情報は、本人の評価原文を無制限に共有せず、職務に必要な範囲と閲覧権限を人事担当が確認します。

アイキャッチ画像はAI生成のイメージです。実際の操作画面ではありません。