生成AIへの依頼文をチームで共有する方法｜置き場と更新ルール

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依頼文をチームへ共有する前に、「誰が読めるか」「誰が直せるか」「変更を誰が承認するか」を決めます。個人のチャット履歴を丸ごと置くと、案件情報や古い指示が混ざるため、用途ごとの短い型に整理します。

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共有ページの管理欄

これは一般的な役割分担の例です。実際の承認経路は会社の規程で決めます。許可されたAIや入力可能な情報が変わったときは、古い型を使い続ける前に管理担当が確認します。

用途：週次メール
入力：確認済みの進捗、未完了、相談と選択肢
指示：結論、事実、判断依頼の順にする。入力にない数値・期限を作らない
確認：送信者が進捗、宛先、依頼、共有権限を照合
例：架空のA案件。実在の顧客名・案件名・金額を入れない

投稿者はチャットの成功ログから型だけを抜き、実在の内容を消します。管理担当は用途と重複を確認し、承認者が入力条件と安全上の注意を確認して公開します。編集履歴は「いつ、何を、なぜ変えたか」を一行で残します。

同じ用途の別型を増やす前に、既存型の入力や確認欄を直せないか検討します。利用許可や社内規程が変わった、事実誤りが繰り返される、共有先が不適切だった場合は、管理担当が型を一時停止し、承認者と再確認します。廃止した型は検索で最新と混ざらないように表示を分けます。

チームの利用環境が未確定なら、AIへの入力を始める前に社内担当者へ確認します。手作業用の見出しとチェック表として共有する方法もあります。個人用の作り方は型メモを参照してください。

アイキャッチ画像はAI生成のイメージです。実際の操作画面ではありません。