異動時の引き継ぎ資料｜受け手が最初の週に必要な情報

異動時の引き継ぎ資料は、受け手が最初の週に動けるように作ります。案件の長い歴史より、状態、未決、資料の所在、必要な権限、最初の確認先を先に示します。AIを使う場合は、職場で許可された環境に入力できる情報だけで文章を整えます。

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架空の引き継ぎパック

架空の例：社内案内の更新案件は草案が完成し、法務確認待ちです。公開日と修正担当は未決です。次の表を、社内で権限管理された場所に置きます。

「法務承認済み」「来週公開」とは書きません。受け手には、連絡先の役割と実際の社内名簿へのリンクを渡します。パスワードや認証コードは本文へ記載せず、会社の正規の権限移管手順を使います。

作成する手順

1. 継続中の案件だけを列挙し、各案件の原資料から状態と期限を照合する。
2. 案件ごとに「最初に見る資料／未決／次の作業／確認先／権限」を書く。
3. 定例会議、メールや資料の型の保管先をリンクする。
4. 受け手と画面を見ながら、リンクを開けるか、初週の作業が分かるか確認する。
5. 未決項目の責任者と更新先を決めてから、引き継ぎ完了とする。

許可されたAIへ整形を頼むなら、入力可能な案件メモだけを渡し、次のように指示します。

異動後の受け手が初週に動ける引き継ぎ表にしてください。各案件を状態、未決、最初の作業、資料の所在、確認先で整理し、入力にない担当・日付・承認を作らないでください。権限が未確認なら「要確認」と残してください。材料：〔許可済みのメモ〕

生成文を渡す前に、異動する人と上司が案件の状態を照合します。受け手が資料を開けない、確認先が曖昧、次の作業が未決なら、その場で記録を直します。AIが使えなければ表を手で埋められます。単一案件の書式は引き継ぎメモにあります。

アイキャッチ画像はAI生成のイメージです。実際の操作画面ではありません。