社内で許可された生成AIだけで、週の仕事を回す型

職場で生成AIを使うなら、まず「どの道具に、何を入力してよいか」を確認します。そのうえで、今週のメール・会議・資料から一つ選び、下書きと人の確認までを実際の仕事に組み込みます。毎日AIを使うことが目的ではありません。

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月曜：使える範囲と今週の作業を決める

社内の利用案内で、利用可能なアカウント、入力できる情報、保存・共有先、出力の確認者を確かめます。分からない点は上長や情報システム担当に聞き、許可が出るまで業務情報を個人向けツールへ入れません。

この表は説明用です。「会社が許可した生成AI」の具体的な製品名と入力条件は、自社の案内で埋めてください。

作業の日：事実メモから成果物を作る

次は架空の一週間の例です。実際には、発生した作業だけ選べば十分です。

たとえば週次メールなら、「A案件の要件整理が完了。B案件はレビュー待ち。来週の優先順位を上長に確認したい」という事実メモを作ります。許可されたツールに「この事実だけで短い報告案を作り、ない日付や成果を加えない」と頼みます。出てきた文をメール画面に移した後、進捗と依頼が正しいかを確かめます。詳しい文面例は週次メールの記事にあります。

短い連絡や3行の会議メモは、そのまま自分で書くほうが簡単な場合もあります。録音、文字起こし、外部サービスの追加購入は、この手順の前提ではありません。

金曜：次回のために直した点だけ残す

使った製品名より、何を入力してどこを直したかを残します。機密入りの入力文や顧客情報は保存先のルールに従って扱います。

用途：上長への週次メール
使った材料：進捗、レビュー待ち、優先順位の相談
直した点：AIがB案件を「完了」と書いたため「レビュー待ち」に戻した
次回の条件：メモの状態を変えずに書く

翌週は、同じ用途があったときだけこの条件を使います。道具や社内ルールが変わったら、先に利用条件を確認し直してください。

使えない・うまくいかないとき

• 利用許可が不明： 業務情報を入力せず、社内担当へ利用環境と入力範囲を確認します。
• 事実メモが短い： 無理にAIへ渡さず、自分で完成文を書きます。
• メモにない事実が増えた： 元のメモと照合して削り、必要なら依頼文に「不明は要確認」と加えます。
• 毎週同じ修正がある： 次回の依頼文に、修正した条件を一行足します。

会議の記録は議事録の整理手順、資料は構成案の作り方を参照できます。どちらも、会社が許可した入力範囲と人の確認が前提です。

アイキャッチ画像はAI生成のイメージです。実際の操作画面ではありません。