会議後の「決定・宿題・論点」テンプレ集｜議事録を早く共有する

会議のあとに必要なのは、長い発言録よりも「何が決まったか」「誰が何をするか」「何が未決か」が分かる共有です。短い会議なら自分で表を埋めれば十分です。社内で許可された生成AIは、長いメモから項目を抜き出す補助として使えます。

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まず元の発言と決定を分ける

以下は説明用の架空の会議メモです。

「次回の検討は試作品Aで進めよう」
「田中さん、見積もりの前提を整理できますか」
「期限はまだ決めていない」
「導入日も次回相談したい」

「進めよう」が正式な決定か、見積もりの担当が田中さんに確定したかは、このメモだけでは断定できません。議長や関係者に確認してから「決定」「担当」を確定します。

用途で使い分ける3つの共有形式

短い定例：決定・作業・未決を3行で

【会議メモ】
決定：
作業：項目／担当／期限
未決：次に確認すること

決定がなければ「決定事項なし」と書きます。項目が短い場合は、AIを使わずこのまま埋めます。

作業が多い会議：担当表で

期限が決まっていない場合に「来週金曜」などを作らないでください。担当や期限が未定でも、空欄にせず要確認と記録し、確認する相手を決めます。

方針を決める会議：決定の根拠も残す

「決定内容／決めた人・場／前提／見直す条件」を記録します。提案された案を決定に変えないよう、元の発言を参照できる場所も残します。正式な議事録が必要な会議では、議事録を整理する手順に沿って背景も確認してください。

生成AIを使うときの依頼文

長いメモを整理する必要があり、会社がそのツールへの入力を許可している場合だけ使います。録音や文字起こしの利用にも、別途社内ルールと参加者への確認が必要です。

次の会議メモを「決定候補」「作業候補」「未決事項」に分けてください。
担当・期限・合意がメモから確定できない欄は「要確認」にしてください。
入力にない日付・発言・決定を作らず、元の記述を確認できるよう短く残してください。

【会議メモ】
（入力が許可された内容のみ）

生成結果は議長または記録担当が元のメモと照合します。特に、決定候補を決定に移す判断、担当者の承諾、期限は人が確認します。

共有前の確認

• 決定と提案、未決を混ぜていないか。
• 作業の担当と期限が元の記録にあるか。ないものを推測していないか。
• 宛先や共有先に、会議内容を知らせてよいか。
• 顧客情報、個人情報、未公開数値の扱いが会社の規則に合うか。

確認後、決定・作業・未決の順に送ります。次の連絡予定がある場合は、決まっている範囲だけ記します。

アイキャッチ画像はAI生成のイメージです。実際の操作画面ではありません。