NotebookLMと議事録｜会議メモを横断で使う前に

会議メモをNotebookLMで横断したいときは、先に「同じノートブックに入れてよい会議か」を決めます。会議ごとに閲覧者が違うなら、一冊にまとめた回答や共有リンクから、本来見せられない内容が伝わる可能性があります。この記事では、二件の架空会議で権限の仕分けと出典照合を練習します。

一冊に入れる前の仕分け表

NotebookLMが会社のアカウントで使えても、メモAの閲覧者にメモBを見せてよいわけではありません。文書の所有者、情報分類、ノートブックの共有先を揃えます。会社の利用許可が不明な間は、業務メモを投入せず架空メモで試してください。資料投入前の確認も参照できます。

架空の二会議で横断する

メモ1「9月3日・勉強会準備。参加希望8人。担当Aが会場の空きを9月10日までに確認。開催日は未決」。メモ2「9月8日・勉強会準備。会場A室は利用可能。講師の担当は未決。開催日は9月25日を候補にする」。両方とも架空で、同じ運営チームが見られる設定とします。

1. 一会議ごとに「日付、決定、宿題、未決」を整理し、入力可能な分類と共有先を確認する。生の文字起こしに人事や顧客の話が混じる場合は、会社の規則に従って扱い、名前だけを置き換えた全文を安易に投入しない。
2. 許可されたアカウントのノートブックへ、この二件だけを追加する。メモ名と日付が分かるようにする。
3. 「会場と開催日の状況を、各メモの日付と出典を添えて答えてください。決定と候補を区別し、資料にない内容は記載なしとしてください」と質問する。
4. 回答の引用を開く。「A室が利用可能」はメモ2にある。一方「9月25日に開催決定」は誤りで、メモ2では候補にすぎない。元の文へ戻って直す。
5. 共有用には、出典を確認した決定・宿題・未決だけを短く書く。ノートブック全体やチャット履歴の共有可否は別に確認する。

NotebookLMの公式説明にも回答の誤りの可能性が示されています。引用表示は確認の入口です。誰がいつ決めたか、候補と決定が混ざっていないかは人が元メモで照合します。

実務へ移す前の記録

利用許可と対象アカウント：＿＿
横断するプロジェクト：＿＿
各メモの所有者と閲覧者：＿＿
混ぜない会議の条件：＿＿
共有する成果物：確認済みの短い一覧／共有先：＿＿
ノートブックと原本の削除・保管ルール：＿＿

条件が揃わなければ、一会議ずつ議事録として構造化するだけでも十分です。横断を増やす前に、元記録の権限と保存先を整えてください。

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