ChatGPT Record／会議録音一体を会社で使う前の判断

ChatGPT Recordを会社の会議で使えるか迷っている人へ。OpenAIの現行の公式案内では、Plus、Pro、Business、Enterprise、Eduのワークスペース向けに提供され、利用できるのはmacOSデスクトップアプリです。機能が表示されても、会社の会議音声を入力してよいという許可にはなりません。契約、管理者設定、録音の同意と保存先を分けて確認します。

機能名より先に確認する四条件

OpenAIの案内では、EnterpriseとEduのRecordは初期状態で無効で、ワークスペース所有者が有効にする必要があります。録音音声は文字起こし後に削除され、文字起こしと要約はワークスペースの保持設定に従います。Enterprise向けの保持・監査の説明も参照してください。保存される要約や文字起こしを誰が見られるか、自社の管理者に確認します。

架空会議で判断する

題材は「社内勉強会の準備。参加希望8人、会場未決、担当Aが金曜までに候補を確認」。実際の会議での利用可否が分かるまでは、この架空メモだけで議事録の型を作ります。

1. 会議を記録してよいか、主催者と会社の規程を確認する。参加者へ何を記録し、誰に共有するかを説明する方法を決める。
2. 会社が認めるMeet／Teamsの内蔵機能や手メモで足りるかを確認する。内蔵文字起こしの判断を先に行う。
3. 内蔵で足りず、Recordの利用が会社に承認された場合だけ、macOSアプリのチャットでRecordボタンを押して短い練習会議を録る。必要なマイク・システム音声の権限を確認し、Recordを停止してからSendを押し、文字起こしと要約を作る。実際の参加者を録る前に、必要な同意を得る。
4. 取得したテキストや要約の「8人」「金曜」「会場未決」を元メモと照合する。会場や開催日が決定したように書かれていれば修正する。
5. 文字起こしと要約を会社の保持・共有規則で管理し、共有するのは確認済みの決定・宿題・未決だけにする。

判断メモ

確認した公式機能名とURL：＿＿／契約・端末・管理者設定：＿＿／録音を許可する人と参加者への説明：＿＿／音声・文字起こし・要約の保存先：＿＿／閲覧者と削除条件：＿＿／元記録との照合者：＿＿／内蔵機能で不足する理由：＿＿

提供条件の空欄が埋まらなければ、機能を使う前提で会議を計画しません。製品の名称やプランは変わるため、確認日も残します。会議後の整理は決定・宿題・未決の型を使い、人が事実を確かめます。

関連：録音・文字起こしの選び方／スマホ録音の注意／免責・アフィリエイト表記。