広報・社内周知に生成AIを使う前に｜未発表情報と確認の手順

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広報・社内周知で生成AIを使う前に、材料が「社内で共有してよい情報」か「対外発表が承認済みの情報」かを分けます。文面が自然でも、未発表の事実や未承認の約束が混ざれば送れません。

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架空の社内周知を準備する

架空の例：社内の問い合わせ窓口を一つにまとめる案が承認されました。開始日はまだ未決で、対象部署も確認中です。一般社員への案内は、開始日と対象が決まってから送ります。

担当者へ確認する文面なら、「開始日と対象部署が決まり次第、案内文を確定します。現時点で配信対象を確認したいです」と書けます。全社員向けに配信する文面は、未決事項を埋めてから作ります。

会社が認めるAIと入力条件を確認し、未発表の業績、人事、提携、個人情報を未許可のサービスへ入れません。入力可能な事実だけで次のように依頼します。

社内周知の下書きを作ってください。承認済みの事実、未決事項、対象者に求める作業を分け、入力にない開始日・対象部署・効果を補わないでください。配信前に確認すべき項目を列挙してください。材料：〔許可済みのメモ〕

広報・所管部署が承認記録、日付、対象者、問い合わせ先を照合し、配信担当が共有先を確認します。対外発表や苦情対応へ転用するときは、その用途の承認経路を別に通します。AIが使えない場合は表の項目を手で案内文へ移します。

アイキャッチ画像はAI生成のイメージです。実際の操作画面ではありません。