顧客会議メモの機密の落とし方

顧客会議のメモを整理するときは、社内の議事録、他部署への共有、顧客への返信を別の成果物として扱います。会議の発言を一つの「安全な要約」にして全部へ流すと、交渉中の条件や社内の論点が広がりかねません。ここでは架空の商談を使い、共有先ごとの確認を行います。

原本と共有文を分ける

架空の原本メモ：「青葉商事の担当者と次期契約を相談。価格の調整案は社内検討中。顧客は納期を来月前半に希望。自社担当Aは金曜までに供給可否を確認」。これは練習用です。実際の顧客会議では会社の情報分類、顧客との契約、録音の許可を先に確認します。

顧客名を「A社」に変えても、時期、製品、価格、担当の組み合わせで特定できる場合があります。置き換えた文なら社外AIへ投入できるとは判断しません。入力前の機密判断に従い、サービスと資料の両方について許可を確認します。

会議後の五段階

1. 原本を会社指定の場所に保存し、会議参加者と文書管理者を確認する。録音がある場合は参加者への説明と保存・削除条件も記録する。
2. 原本から「決定」「担当と期限のある宿題」「未決」を抜く。例では価格も納期も決定していない。担当Aの供給可否の確認だけが宿題。
3. 共有先ごとに必要な欄を選ぶ。他部署が供給可否だけを担当するなら、価格交渉の背景を渡す必要があるか所有者へ確認する。
4. 許可されたAIで下書きを作る場合、許可された分類の情報だけを使用し、「未決を決定に変えない」と指示する。許可がなければ手で書く。
5. 会議の担当者が元メモへ戻り、価格・納期・担当・宛先を確認する。顧客への文は承認を得てから送る。

二つの下書き例

社内の宿題メモ：「担当A：金曜までに供給可否を確認。納期は顧客希望を受けて検討中。価格調整案は所管チームで継続検討」。配布先は関係者に限定します。

顧客向けの案：「本日はありがとうございました。納期について社内で確認し、担当者から改めてご連絡します」。実際に送る際は正しい社名・宛先・回答予定を一次情報で確認し、担当者の承認を取ります。社内の宿題メモをそのまま転送しません。

確認メモ

会議原本の保存先と閲覧者：＿＿／顧客との録音・共有条件：＿＿／決定：＿＿／宿題と期限：＿＿／未決：＿＿／社内共有先：＿＿／顧客返信の承認者：＿＿／AIへ入力できる分類：＿＿

情報分類が曖昧な場合は、文字を消して試す前に文書の管理者に相談します。顧客名、連絡先、未公開条件が入った原本を、個人アカウントや承認されていないサービスへ移しません。

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