仕事で生成AIを使う前に止まりやすい疑問を、誰へ何を確認するかまで整理しました。会社によって使える契約、入力できる情報、保存方法が違うため、以下の答えは社内規程を調べるための出発点です。最初の一作業は架空の題材で練習できます。
利用許可について
会社のルールが見当たらないとき、誰に聞く？
情報システムまたは生成AIの管理担当へ「使いたい製品とアカウント」「入力したい資料の分類」「用途」「出力を共有する相手」を伝えます。窓口が不明なら上長に担当部署を尋ねます。「生成AIを使ってよいですか」だけでは、利用範囲が決まりません。
相談文の例：社内勉強会の案内メールを下書きしたいです。会社アカウントの承認済みAIはありますか。社内一般情報は入力できますか。顧客情報を含むメールは対象外と考えています。履歴の保管と確認先も教えてください。
個人の無料アカウントで業務のメールを試してよい？
社内の許可がなければ業務文を入力しません。サービスの一般的なプライバシー設定だけでは、会社による許可や顧客との約束を満たしたことになりません。確認待ちの間は、架空のメールで依頼文を練習できます。
情報の扱いについて
顧客名を「A社」に置き換えれば外部AIへ渡せる？
それだけでは判断できません。契約内容、日付、金額、地域、担当者の組み合わせから相手を推測できる場合があります。元データの管理者に分類を確認し、会社が承認した経路と投入範囲に従います。許可がない資料は、短くしたり仮名化したりしても投入しません。
会議の文字起こしを貼って要約してよい？
会議の録音・文字起こし自体の許可、参加者への説明、元テキストの分類、AIへの入力許可を別々に確認します。生の文字起こしには雑談や個人情報が混じります。許可された場合も、必要な範囲を選び、議事録の手順で決定と宿題を原文に照らして確認します。
出力の確認について
文章が自然なら、そのまま送れる？
送る前に、元資料と数字・日付・担当・約束の有無を照合し、宛先、公開範囲、添付とリンクも確認します。必要な確認は文書の用途で変わります。人が見るチェックリストを参考に、重要な連絡ほどレビューを追加してください。
間違いを見つけたら、何を直す？
まず元の事実メモを補い、「入力にない内容は要確認とする」と再依頼します。それでも確かめられない項目はAIに推測させず、人が調べるか文中で保留にします。直す回数の上限は決めず、送信できる品質に達するまで確認します。
最初の練習
架空の事実メモ「社内勉強会の参加希望8人。会場は未決。担当Aが金曜までに候補を確認」を使い、承認済みのAIか個人学習用の架空環境で「上長への短い進捗メール。材料以外は作らず、未決と宿題を区別」と依頼します。出力に会場名や開催日が書かれていれば削り、元メモに戻って確認します。最後に依頼文と直した点を残せば、次の練習に使えます。
どの疑問も解けない場合は、製品の比較を始めるより相談文を一通作るのが次の行動です。許可が分かったらメール下書き、議事録、資料の骨子から一つ選びます。
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