メール・共有文の記事案内｜事実メモから送信前の確認まで

メールや共有文を書く前に、今回の目的を「報告・判断依頼・謝罪・会議後の確認」から選ぶと、開く記事を絞れます。このページは記事への案内です。共通手順は、社内の利用許可と入力範囲を確かめ、事実メモを作り、下書きの内容と宛先を人が確認することです。

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今の仕事から記事を選ぶ

状況が変わったときの入口

たとえば、上司に「資料Aのレビュー日を水曜か木曜で決めてほしい」なら上司共有の記事から始めます。同じ案件の週全体を定例で報告するなら週報の記事です。会議で決まった担当を知らせるなら、議事の記録を確認してからフォローメールへ進みます。

どの記事でも共通の作業

1. 会社で使ってよいツールと入力可能な情報を確認する。
2. 原資料から確認済みの事実と未確認事項を分ける。
3. 記事の見出しに沿って下書きを作る。AIが使えなければ手で埋める。
4. 日付、数字、担当、宛先、添付・リンク権限、約束を人が照合する。
5. 決定や返信があったら、最新版の記録先を一つに決めて更新する。

個人情報や機密情報は、名前を伏せただけで入力可能とは限りません。迷うときは機密の扱いを確認し、社外送信は共有前チェックを通してください。

全部の記事を読む必要はありません。目の前の一通に該当する記事を選び、事実メモと確認表を作ってから送ります。

アイキャッチ画像はAI生成のイメージです。実際の操作画面ではありません。